ساخت پاوپوینت با هوش مصنوعی
کم تر از 5 دقیقه با هوش مصنوعی کافه پاورپوینت ، پاورپوینت بسازید
برای شروع ساخت پاورپوینت کلیک کنید
شما در این مسیر هستید :خانه / محصولات / Powerpoint / دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان (کد17173)
سفارش انجام پاورپوینت - بهترین کیفیت - کم ترین هزینه - تحویل در چند ساعت 09164470871 ای دی e2proir
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان (کد17173)
شناسه محصول و کد فایل : 17173
نوع فایل : Powerpoint پاورپوینت
قابل ویرایش تمامی اسلاید ها دارای اسلاید مستر برای ویرایش سریع و راحت تر
امکان باز کردن فایل در موبایل - لپ تاپ - کامپیوتر و ...
با یک خرید میتوانید بین 342000 پاورپینت ، 25 پاورپوینت را به مدت 7 روز دانلود کنید
هزینه فایل : 105000 : 54000 تومان
فایل های مشابه شاید از این ها هم خوشتان بیاید !!!!
توضیحات محصول دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان (کد17173)
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
عنوان های پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان عبارتند از :
آشنایی با مدیریت زمان
مديريت زمان
چرا نیاز به مدیریت زمان داریم ؟
اصول مديريت زمان
مشخص ساختن اهداف
اهداف کاری
اهداف شخصی
تعیین الویت ها
تجزیه و تحلیل ارزش استفاده از زمان
رعایت الویت ها
جدول الویت بندی فعالیت های هفتگی
جدول زمانبندی
مديريت زمان
خود ـ ارزيابی
تحليل نحوه فعلی صرف زمان
آیا زمان ما رابا خود برده ؟
ماتریکس نحوه مصرف زمان :
بدترین نوع هدر دادن وقت این است که :
عوامل اتلاف زمان
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
تغيير دادن عادت ها
جلوگيري از هدر رفتن زمان
تسلط بر مکاتبات اداری
چک لیست کاهش مکاتبات اداری
رسيدگی دقیق به مکاتبات اداری
پیامد های یک میز کار آشفته :
بایگانی موثر
برنامه ريزی
برنامه ريزی طرح های عملی
تکنیک هایی برای کنترل زمان در محیط کار
برنامه های روزانه
هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانه
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آن
وظایف شرکت کنندگان پيش از تشکيل جلسات
وظایف رئيس جلسه در حین جلسه
وظایف شرکت کنندگان در حین جلسه
عوامل مخرب در طول جلسات
وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آن
چرا جلسات درست پيش نمی رود؟
وظايف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسه
افرادی که دیر به جلسه می آیند
راه حل های کوتاه کردن جلسات طولانی
دام تلفن
تلفن های بيهوده
فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شود
چک لیست ارزیابی تلفن هایی که از بیرون زده می شود
تلفن هايی که به بيرون زده می شود
تفویض اختیار
قواعد تفویض اختیار :
مزیت ها :
موانع تفویض اختیار :
روش های ديگر مديريت زمان
برنامه ریزی برای مطالعه موثر :
نوشتن اثر بخش
انجام کار بیشتر در زمان کمتر :
توصیه هایی جهت ارتقای مهارت در مدیریت زمان :
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
جمع بندی و نتيجه‌گيری
تکه ها و قسمت های اتفاقی از فایل آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
هرکه با دم همدم است ، او آدم است
اي كه پنجاه رفت و در خوابي مگـــر اين پنج روزه دريابی
باد هميشه در سمتي كه ما مي خواهيم نمي وزد، اما بايد بدانيم كه چگونه قايق زمانمان را به هر جا كه بخواهيم رهسپار كنيم.
هر كسي كه دو روزش مساوي باشد مغبون است.
فرصتها دير به دست مي‌آيند و زود از دست مي‌روند.
كسي را كه براي پول كار مي كند استخدام نكنيد.كساني را استخدام كنيد كه در صورت لزوم به ساعتشان نگاه نكنند .
ما زمان را تلف نمي كنيم، زمان است كه ما را تلف مي كند.
تنها سرمايه‌ي ما وقت است كه اگر رفت بر نمي‌گردد.
كساني كه در انتظار زمان بنشينند آن را از دست خواهند داد.
زمان همانند يك تير از كمان رها شده است كه هرگز بازنمي‌گردد.
زمان را نه مي‌توان خريد، نه مي‌توان ذخيره كرد و نه مي‌توان متوقف ساخت.
آگاه باشید که زمان زود دیر می شود .با توجه به پیشرفت تکنولوژی که در کوتاهترین زمان به بیشترین اطلاعات می توان دست یافت بنابراین از دست دادن زمان هزینه جبران ناپذیری را ببار می اورد.
از نشانه های اصلی و حتمی انسانهای با فضیلت ،مفاخر و سرشناسان و افراد موفق ،مدیریت زمان در دست انهاست .
پیامبر اکرم (ص) فرمودند: فرصت ها به سرعت مانند عبور ابرها می گذرند ،پس فرصت های نیک را غنیمت شمارید .
حضرت علی (ع) : المره ابن الساعته
( انسان فرزند لحظه ای است که در آن بسر میبرد )
تقید به نمار اول وقت ، یکی از بهترین شیوه های نظم بخشی به زمان و زندگی است .
مديريت زمان
مديريت زمان، مديريت بهينه برنامه‌ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد.
مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت ها ست که مارا دراستفاده موثر از زمان کمک میکند و یاور ما در استفاده از زمان می باشد .
مدیریت زمان متوقف کردن زمان وتحت کنترل در آوردن آن نیست ، بلکه مدیریت به این معنی است که بیاموزیم تا بتوانیم از زمانی که هم اکنون در اختیار داریم به بهترین نحو ممکن استفاده و به اهداف خود در زندگی دست یابیم .
مدیریت زمان انجام کارها بصورت موثر است نه با شتاب .
کلید طلایی واساسی ترین عامل مدیریت زمان ،
هدفداری و نظم است .
چرا نیاز به مدیریت زمان داریم ؟
عمر و زمان قابل بازگشت نیست .
گذشت زمان ،محسوس و ملموس نیست .
وقت و عمر جانشین چذیر نیستند .
زمان وحشی و برنده است و مهار آن یک هنر است .
یک ساعت می تواند سعادت و شقاوت یک عمر انسان را در پی داشته باشد .
مدیریت زمان ، پایه و اساس رشد و نیاز اولیه برای برنامه ریزی موفق می باشد .
سارقان وقت :
سرقت به برداشتن مال غیر بدون اجازه و رضایت صاحبش .
اگر وقت طلاست ، طلا سارق دارد پس وقت هم سارق دارد .اگر میگوییم وقت مهمتر از طلاست،پس مراقبت و محافظت از وقت ،حساس تر و دقیق تر خواهد بود .
اگر وقت طلای نامریی و بی رنگ است دزدان آن هم معمولا پنهانی ونامریی هستند بنابراین باید دزدان وقت را بشناسیم .
تفاوت های فرهنگی و نگرش به زمان
نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهاي مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضي از فرهنگها زمان بسيار محدود و بنابراين برنامه ريزي و مديريت زمان اجتناب ناپذير است.اما در مورد کشورهاي کمتر توسعه يافته، زمان قرباني اصلي بي برنامگي هاست.چه بسا افرادي براي خود برنامه ريزي بسيار مدون و منعطفي نيز داشته باشند ،اما بي برنامگي هايي که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زماني عقب مي اندازد.
اگر میخواهید از وقت خود به شیوه ای اثربخش بهره ببرید باید نگرشها و عادات خود را بشناسید.شیوه استفاده از زمان به عادتهای ما برمیگردد بنابراین کمی وقت صرف کنید تا بیاموزید چگونه میتوان این عادات را بهبود بخشید.
از وقت خود استفاده کنید تا .....
از وقتتان برای کار استفاده کنید ،چرا که کار بهای موفقیت است
از وقتتان برای تفکراستفاده کنید،چراکه تفکرسرچشمه قدرت است
ازوقتتان برای تفریح استفاده کنید،چراکه تفریح راز جوانی جاودانه است
برای مطالعه استفاده کنید ،چرا که مطالعه منبع عقل و دانش است
برای دوستی استفاده کنید ؛ چرا که دوستی جاده خوشبختی است
برای عشق استفاده کنید ؛ چرا که عشق لذت زندگی است .
ابعاد زمان
1- بعد درونی (زمان روانی) : وقت یا به تعبیر مردم کوچه و بازار حوصله.این همان نوع از زمان است که لحظه های نامطلوب بسیار کند می گذرد و در لحظه های مطلوب بسیار تند.
2- بعد بیرونی (زمان تقویمی) : حس حرکتیست که آدمی گذشت آن را در چرخش عقربه های ساعت دنبال میکند.
اصول مديريت زمان
هدف گذاری
تعيين اولويت
رعايت اولويت
قانون 20:80 (قانون پارتو)
تنها 20% از جمعیت مالک 80% از ثروت ملی هستند
تنها 20% از روزنامه در برگیرنده 80% اخبار است
تنها 20% از اشتباهات تولید ، موجب 80% درصد از مرجوعات می باشند .
تنها 20% از زمان جلسات تولید کننده 80% از تصمیمات می باشد.
بنابراین از کل مسائلی که در زندگی با آن روبرو هستیم تنها 20% دارای اهمیت هستند که باید آنها را شناسایی کرد
مشخص ساختن اهداف
اهداف کاری
اهداف شخصی
اهداف
اگرهدفي براي نشانه روي نداشته باشيد، به جايي نخواهيد رسيد. !
اگر مقصدتان ناکجاآباد باشد ، بطورحتم بدان خواهيد رسيد!
اگر اهدافتان روشن نباشد ، باید دوچندان تلاش نمایید. (مارک تواین)
موفقیت چیزی نیست جز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده
افرادی که هدف مشخصی ندارند ، بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به خواسته های دیگران کرده و تحت تاثیر آنان واقع میشوند.
نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت بصورت تصادفی بسیار نادر است.
اهداف کاری
تا زمان بازنشستگی به چه چيزهايی می خواهم دست يافته باشم؟
چه در آمدی را برای خود در نظر دارم؟
ترجيح می دهم برای خودم کار کنم يا آن که مدير ارشد يک شرکت بزرگ باشم؟
آيا در همين کشور به کار خود ادامه می دهم يا به خارج از کشور خواهم رفت؟
آيا داشتن تحصيلات بالاتر به نفع من است؟
در چه مهارت های کاری بايد پيشرفت کنم؟
کار در کدام صنعت را ترجيح میدهم؟
شغل ايده آل من چيست؟
به کدام يک از سازمان های حرفه ای ملحق شوم؟
اهداف شخصی
سرگرمی ها و علايق خاصی را که مايلم به آن ها بپردازم کدامند؟
چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟
آيا لازم است وقت بيشتری را با خانواده بگذرانم؟
مايل هستم به کدام نقاط دنيا سفر کنم؟
آيا بايد زبان جديدی بياموزم؟
آيا بايد رژيم غذايی مناسب تری در پيش بگيرم؟
آيا بايد تناسب اندام خود را بهبود بخشم؟
خانه مورد علاقه من کدام است؟
تعیین الویت ها
بهتر است که کار درستی انجام دهیم (اثر بخشی ) بجای آنکه کار را درست انجام دهیم (کارایی). پیتر دراکر
مهمترین وظایف در الویت هستند .
در یک زمان ،دقیقا روی یک وظیفه متمرکز شوید
در هر شرایطی به الویت بندی انجام شده پایبند باشید
تجزیه و تحلیل ارزش استفاده از زمان
کارهای نوع الف : مهمترین وظایف مدیریت هستند باید توسط فرد مسئول انجام شوند .(قابل واگذاری نیستند )(در هر روز یک و یا دو وظیفه از این نوع در برنامه روزانه گنجانده شود تقریبا سه ساعت )
کارها نوع ب : از وظایف نیمه مهم هستند و می توانند به دیگری محول شوند .(دو یا سه وظیفه در برنامه روزانه گنجانده شود و تقریبا یک ساعت )
کارهای نوع ج : کمترین اهمیت ، اما از نظر کمیت بیشترین حجم کارهای روزانه را به خود اختصاص می دهد مانند : وظایف روزمره ،تشریفات اداری ، تلفن زدن ، پرونده ها و....(میزان تقریبی وقتی که باید برایش گذاشته شود 45 دقیقه می باشد )
رعایت الویت ها
تعیین جدول الویت بندی فعالیت ها
تعیین جدول زمانبندی فعالیت ها
جدول الویت بندی فعالیت های هفتگی
جدول زمانبندی
مديريت زمان
خود ـ ارزيابی
مکاتبات اداری
برنامه‌ريزی
مديريت جلسات
مهار کردن تماسهای تلفنی
تفویض اختیار
خود ـ ارزيابی
این مرحله از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و شالوده موفقیت های آتی ما را تشکیل میدهد.
* تحلیل نحوه فعلی صرف زمان
* شناخت عوامل اتلاف زمان
* تغییر عادات و روشهای پیشین
خود ارزیابی اولیه :
عملکرد روزانه شما چگونه است؟
شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی میکنید؟آیا ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اینکه می دانیم اول باید کارهای مهم و فوری را انجام دهیم ، این موضوع را رعایت نمیکنیم؟
انسان از انجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که در آنها تجربه دارد ، است
شناسایی الگوها
با یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بیابید و ببینید روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری صرف میکنید.
1) آیا کارهایی را انجام می دهم که فرد دیگری باید انجام دهد؟
2) آیا در فهرستی که تهیه کرده ام الگوی تکراری وجود دارد؟ مثلا اوقات صبح من بیشتر صرف گروه خاصی میشود؟
3) توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است؟
4) آیا اوقاتی وجود دارد که خیلی پرمشغله باشم و دیگران بیکار باشند؟
5) آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من بطول می انجامد؟
6) ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف میکنم؟
تحليل نحوه فعلی صرف زمان
تکميل پرسشنامه ی خود ـ ارزيابی
ايجاد جدول زمان بندی کارها
پرسشنامه خود ارزیابی
چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟
آیا روز کاری ام دارای ساختار درستی بود؟
آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامیده است؟
چرا زمانی طولانی را صرف کارهای بی حاصل کردم؟
چند مورد در کارهایم وقفه ایجاد شد؟
آیا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به دیگران حق دخالت میدهم؟
چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دارم؟
آیا بهره وری داشته ام یا فقط خودم را مشغول کرده ام؟
چگونه میتوانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟
برای چند درصد از وقت خود میتوانستم برنامه ریزی درستی بعمل آورم؟
کارایی من چه میزان بوده است؟
آیا زمان ما رابا خود برده ؟
ماتریکس نحوه مصرف زمان :
با بررسی دقیق نحوه مصرف زمان مشخص کنید بیشترین زمان را صرف چه نوع فعالیتها یی می کنید
چه بهبودی لازم دارید .....
حال باید با کمک گرفتن از جدول زمانی ، نقش هر یک از عوامل اتلاف وقت خود را بسنجیم.شناخت مواردی که وقت ما را هدر میدهد ، مرحله عمده ای در جهت پیشرفت بشمار می آید.
بدترین نوع هدر دادن وقت این است که :
کارهایی که اصلا نیازی به انجام دادن آن نیست به بهترین نحو ممکن انجام دهیم
عوامل اتلاف زمان
1-عوامل بیرونی :
مشخص نبودن اهداف و الویت های کاری سازمان
وجود کارکنان فاقد مهارت و توانایی
وجود جلسه های کاری مختلف
تقاضای ملاقاتهای بی مورد از سوس کارکنان و مشتریان
وظایف تکراری و کلیشه ای
مشکلات ساختاری و گنگ بودن شرح وظایف
مشکلات ارتباطی ناشی از فرهنگ و ارزشهای سازمان
عدم دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری
2- عوامل درونی :
تعلل در انجام کارها
تخمین های زمانی غیر واقعی
ناتوانی در ایجاد تمرکز
خوب گوش نکردن به صحبت های دیگران
ناتوانی در نه گفتن
اتاق کاری شلوغ و نامرتب
عدم وجود قاطعیت در انجام کارها
ناتوانی در تفویض اختیار
انجام چندین فعالیت مختلف بطور همزمان
رایج ترین عوامل اتلاف زمان
1- عدم هدفگذاری و برنامه ریزی صحیح و اصولی
2- تماس های تلفنی
3- وقفه های بی مورد در پروژه ها
4- تعلل ها در تصمیم گیری
5- کاغذ بازیهای بی حاصل
6- آشفتگی و موانع کاری
7- واگذاری نامناسب کار
8- ایده آل طلبی
9- جلسات
تغيير دادن عادت ها
ياد داشت کردن عامل اتلاف زمان
تهيه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
تجسم ذهنی عادت صرفه جويی در زمان
پرورش عادت صرفه جويی در زمان
برای ايجاد تغيير فرآيند چهار مرحله ای زير را بايد درمورد هر يک از عوامل اتلاف زمان به کار ببريم:
جلوگيري از هدر رفتن زمان
براي تصميم گيري ها سررسيد تعيين نماييد .
بدون اينكه خودتان را عذاب دهيد درباره گزينه هاي بي ارزش به سرعت تصميم گيري نماييد .
با گرفتن تصميم هاي كوچك درباره برخي جنبه هاي يك پروژه يا مسئله از گرفتن تصميمات بزرگ طفره نرويد .
هنگاميكه به اين نتيجه رسيديد كه تصميمتان بهترين مي باشد با اعتماد به قضاوتتان پيش برويد .
به خاطر داشته باشيد هيچ تصميمي بطور حتم كامل نيست. حتي اگر بهترين تصميم را گرفته باشيد ولي دست كم شما با اراده بوده براي پيش بردن، گام برداشته ايد .
تسلط بر مکاتبات اداری
مبارزه برای کاهش مکاتبات
رسيدگی دقیق به مکاتبات اداری
بايگانی مؤثر و صحيح
مبارزه برای کاهش مکاتبات کاری
مکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز میدارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار میگیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمیبایست تولید شده باشند.
غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش میکنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ......)
پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود.
همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم.
چک لیست کاهش مکاتبات اداری
حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازسازمان
حذف برخی اسامی از فهرست توزيع نامه ها در داخل سازمان
درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
تغيير مسير نامه ها به هنگام لزوم
صحبت کردن را جانشين نوشتن کردن
کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
بازگرداندن کاغذ های کاری غير ضروری به فرستنده آن ها
رسيدگی دقیق به مکاتبات اداری
به هنگام رسيدگی به نامه های وارده مصمم باشيد و قاطعانه عمل کنيد.
سعی کنيد هر يک از مکتوبات را يک بار بررسی کنيد.
بيش از حد از دفاتر يادداشت استفاده نکنيد.
محيط کار را در يک زمان مشخص فقط به يک پروژه اختصاص دهيد. دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
1) پاکسازی سیستم از کاغذهای بیهوده
عبارت از بررسی سیستم و دور انداختن مدارکی که هرگز فرصت مطالعه آنها را نخواهیم داشت ، پرونده هایی که در صورت لزوم در جاهای دیگری قابل دسترسی هستند و پرونده هایی که رسیدگی به انها ارزش چندانی ندارد میباشد.
لزوم تشکیل بایگانی فعال و راکد
2) سازماندهی مجدد پرونده ها
اگر از فهرست پرونده های موجود آگاهی نداشته باشید یا قادر به یافتن آنها نباشید ، بدون شک سیستم بایگانی شما هیچ فایده ای نخواهد داشت.
شش روش برای طبقه بندی اطلاعات عبارتند از : طبقه بندی بر اساس موضوع ، حروف الفبا ، تاریخ ، رنگ ، مناطق جغرافیایی و شماره
نکاتی جهت مدیریت پرونده ها
* استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها
* تقسیم کردن پرونده های حجیم
* جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند.
* قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار
* جلوگیری از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز
* بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر
* پاکسازی پرونده ها بطور مرتب
برنامه ریزی
« اگر9ساعت براي قطع درختي وقت داشتم ,6 ساعت آن را صرف تيز کردن تبر خود مي کردم. » ابراهام لينکلن
برنامه ریزی یعنی تفکر منظم در مورد آینده
کافیست فقط يك ساعت از 24 ساعت روزتان را وقف خودتان كنید تا 23 ساعت باقي‌مانده تحت فرمان شما قرار گيرد.
یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان بشمار می آید.
برنامه ریزی به معنای آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و ذخیره سازی وقت بشمار می اید.
8 دقیقه امادگی برای هر روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت 1 ساعت زمان ذخیره شده در پی داشته باشد.
زماني که صرف برنامه ريزي مي کنيد،به هدر نمي رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جويي در وقت مي شود.
برنامه ريزی
مهمترین قاعده در برنامه ریزی آنست
که کارها را بصورت نوشته در آوریم .
مشخص ساختن اهداف
برنامه ريزی طرح های عملی
برنامه های روزانه
برنامه ريزی طرح های عملی
اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستيابی تقسيم می کند.
انگيزه لازم را برای دستيابی به اهداف به وجود می آورد.
عملی کردن برنامه هايمان را آسان تر می سازد
نگرش و ديدگاه کلی و مفيدی به ما می دهد.
ما را قادر می سازد تا به جای کار های فوری بر کار های مهم تمرکز کنيم.
معياری برای قضاوت در مورد پيشرفت کار در اختيار ما قرار می دهد.
ما را ياری می کند تا مشکلات را پيش بينی کنيم.
تکنیک هایی برای کنترل زمان در محیط کار
تنظیم وقت عمومی برای ملاقا تها
ایستاده صحبت کردن
ایجاد ساعت خاموشی
رفتن به دفتر ملاقات
به اجرا درآوردن برنامه های روزانه با استفاده از انواع
فهرست ها ، دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها .
برنامه های روزانه
ما را قادر می سازد تا آگاهانه برنامه ريزی کنيم.
به عنوان يک يادآوری کننده عمل می کند.
به افکار ما نظم و سامان می بخشد.
کمک می کند تا کارها را در مهلت تعيين شده به اتمام رسانيم.
انگيزه لازم برای کارها را به وجود می آورد.
کمک می کند تا توجه خود را بر اولويت ها متمرکز سازيم.
هشت مرحله برای کارآيی طرح های روزانه
انتقال کارهای نيمه تمام امروز
برنامه ريزی فعّاليت های فردا
در نظر گرفتن فعّاليت هايی که به هدف مربوط می شود
کارهايی که حقّ تقدّم دارد
محوّل کردن فعّاليت ها
تخمين زمان لازم برای اجرای هر فعّاليت
بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آن ها به فهرست
2-توجه به چرخه نیروی ذهنی – بدنی
(ساعت بیولوژیک – بیوریتم )
هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی است برای مثال در ساعاتی از روز در اوج توان فکری و بدنی بوده و در ساعاتی دیگر از کمترین کارآیی
ممکن برخودار است.
گرچه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی
در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد
ولی بطور کلی میتوان گفت :
بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد.این سطح از فعالیت مجددا در باقی روز بدست نخواهد آمد. بعد از ظهر و بطور مشخص بعد از ناهار ، دوره عدم فعالیت و رکود شروع میشود. بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ، منحنی بطور پیوسته سقوط می کند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطه آن می رسد.
همه ما باید از پس این نوسانات در فعالیتهای شخصی برآییم.مهم آن است که آهنگ نوسانات و تغییرات روزانه خودتان را معلوم کنید تا بتوانید برنامه های پیچیده و دشوار (نوع الف) را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید.در طی زمانی که فعالیت رو به کاهش می گذارد ، شما نباید بر خلاف آهنگ بیولوژیک خودتان کاری انجام دهید بلکه سعی کنید تا تمدد اعصاب یافته و از این وضعیت برای تماسهای اجتماعی و کارهای روزمره استفاده کنید(وظایف نوع ج).یکبار دیگر در اواخر بعد از ظهر وقتی که منحنی فعالیت افزایش میابد ، میتوانید کار روی وظایف مهم را از سر بگیرید.(وظایف نوع ب)
پس سعی کنید با ریتم بدن خود آشنا شوید.
روش انجام کار : برای چند روز میزان خستگی یا سر حال بودنتان را در هر ساعت یادداشت نموده و نمودار بیوریتم خود را ترسیم نمایید.
حال بهتر است از این پس زمان بندی انجام کارهای خود را بر اساس بیوریتم انجام دهید.بدین مفهوم که کارهای مهم و فوری در نقطه اوج صبح ، فعالیتهای مهم غیر فوری در نقطه اوج بعد از ظهر و کارهای غیر مهم و غیرفوری در نقاط افت انجام گیرند.
مدیریت جلسات
اغلب مدیران حدودا 30 الی 50 درصد زندگی کاری خود را در جلسات بسر می برند.
فوائد تشکیل جلسه:
*انتقال اطلاعات و دریافت بازخوردها
*تولید عقاید جدید
*ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات یا اقدامات
*استفاده از نظرات کارشناسان مختلف برای حل
مشکلات
تمرکز روی بهره وری و کیفیت باشد .
فهرستی از الویت بندی شده کارها تعیین کنید و بهره وری آنها را مشخص کنید
در اجرای کارها سرعت را تنظیم کنید
هدف از تشکیل جلسات را به وضوح مشخص کنید
دستور کار باید مختصر و واضح بوده و مشخص باشد .
تفاوتهای فرهنگی در مورد جلسات
در کشور ژاپن شرکت کردن در جلسات بصورت انفرادی توهین آمیز است.آنها برای احترام گذاشتن به میزبان بصورت دسته جمعی در جلسات شرکت مینماید.در کشورهای عربی معمولا مدت زمان جلسه اعلام نمیشود و با توافق حضار جلسه خاتمه میابد
وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آن
آيا تشکيل جلسه واقعاً ضروری است؟
چه روش های ديگری به جای تشکيل جلسه وجود دارد؟
اهداف جلسه چيست؟
چه افرادی بايد حضور داشته باشند تا از دستيابی به اهداف اطمينان حاصل شود؟
نتايج دستيابی به اهداف چيست؟
هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟
چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟
اگر وجود يک دستور کار در جلسه الزامی است، آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟
آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟
آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده اند؟
آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟
وظایف شرکت کنندگان پيش از تشکيل جلسات
آيا حقيقتاً شرکت من در جلسه ضروری است؟
آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟
آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟
آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟
چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟
هدف من از شرکت در جلسات چيست؟
چه مدارکی را بايد آماده سازم؟
آيا شرکت من در تمام طول جلسه ضروری است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟
وظایف رئيس جلسه در حین جلسه
همواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد.
اقدامات جلسات قبلی را پی گيری کنيد.
فردی را که بايد صورت جلسه را تهيّه کند، مشخص سازيد.
شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشويق کنيد.
از مطرح شدن حواشی جلوگيری کنيد.
مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد.
در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد.
در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد.
تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم چنين در پايان آن جمع بندی کنيد. دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
بسته به اهمیت هر قسمت یک چارچوب زمانی برای آن تعیین کنید
به شرکت کنندگان تاکید کنید که زمان اندکی برای پرداختن به همه موضوعات صورتجلسه دارید
ساعت مچی خود را روی ساعتی که جلسه باید پایان پذیرد تنظیم نموده ،تا هشداری برای شرکت کنندگان باشد
پایان دادن به بحث های طولانی با متوقف کردن آن
اگر در طول جلسه بحث و جدل شد باید به انها گفته شود تا ادامه بحث خود را به خارج جلسه ببرند
مکالمات تلفنی
در تماسهای تلفنی ناخواسته ، شخص دیگری نحوه سپری کردن وقت ما را تعیین می کند.رمز موفقیت مدیریت تماس های تلفنی در حذف یا کوتاه کردن تماس های بیهوده و بذل بیشترین توجه نسبت به مکالمات مهم است.
مهار تماسهای تلفنی
دام تلفن
تلفن های بيهوده
تلفن هايی که از بيرون زده می شود
تلفن هايی که به بيرون زده می شود
دام تلفن
تلفن های بيهوده
فنون مديريت تلفن هايی که از بيرون زده می شود
ساعت آرامی را در نظر بگيريم که طی آن به تلفن پاسخ ندهيم.
در طول جلسات، پاسخ به تلفن ها را به بعد موکول کنيم.
از افراد بخواهيم در مواقعی که کار کمتری داريم، تماس بگيرند.
هنگام پاسخ گويی به تلفن از انجام کارهای جنبی بپرهيزيم.
از يادداشت کردن روی قطعات پراکنده کاغذ خودداری کنيم.
در صورت امکان تماس های مهم را از تماسهای غيرضروری تفکيک کنيم.
از منشي بخواهيم از دادن اسامی به تماس گيرندگان ناشناس خودداری کنند.
فهرستی از بهانه ها را برای کوتاه کردن مکالمات تهيه کنيم.
چک لیست ارزیابی تلفن هایی که از بیرون زده می شود
چه تعداد از تلفن ها غير منتظره بود؟
به چند تلفن نا خواسته پاسخ دادم؟
چند تلفن بيش از حد لازم به طول انجاميد؟
چه تعدادی از اين تماس ها قابل رسيدگی توسط ديگران بود؟
چه تعدادی از اين تلفن ها مرا از انجام کارهای مهم خود بازداشت؟
چه تعدادی از اين تلفن ها قابل پی گيری و تفکيک بود؟
تلفن هايی که به بيرون زده می شود
برنامه ريزی مکالمات
برقراری تماس
بعد از تماس
تفویض اختیار
شخصی که خودش کار را انجام می دهد ، تصویر نهایی و احاطه بر کل مجموعه را از دست می دهد .(ضرب المثل کرواتی )
وظایف و اختیارات به دیگری واگدار شود و به همان اندازه نیز ، مسئولیت و پاسخدهی از وی خواسته شود .
فعالیت کلیدی و اساسی هر کارمند و هر مدیر است .
قواعد تفویض اختیار :
چه چیزی لازم است انجام شود ؟
چه کسی باید این کار را انجام دهد ؟
چرا باید این افراد این کارها را انجام دهند ؟(همتا سازی و مدیر سازی )
چگونه این کارها را انجام دهند ؟( طبق شرح وظایف )
چه موقع بایستی کار به انجام برسد ؟
مزیت ها :
زمان و انرژی بیشتری برای انجام کارهای مهمتر ذخیره می شود .
حس رهبری و مدیریت دیگران و انگیزه های جدید ایجاد میکند .
استعداد ، توانایی و قابلیت های پنهان کارکنان آشکار می شود .
کارکنان به نتایجی که کسب میکنند ، افتخار میکنند .
حس اعتماد به نفس کارکنان تقویت میشود .
انگیزش روحیه کار و تلاش در کارکنان افزایش می یابد.
موانع تفویض اختیار :
عدم اطمینان و اعتماد به دانش و توانایی کارکنان
ترس از متهم شدن به تنبلی
شرح شغل مبهم و غیر شفاف
احساس اینکه خودتان کارها را سریعتر انجام میدهید
احساس ناامنی و نگرانی از عدم کنترل کارها
بزرگ نمایی مشکلات بوجود آمده قبلی
ترس از رقابت با رده های پایین و احساس کاهش اقتدار مدیریتی
روش های ديگر مديريت زمان
تند خوانی
قانون KISS (رعايت فشردگی و سادگی - (Keep It Short and Simple
قاطعيت
مطالعه موثر
نوشتن اثر بخش
قانون KISS (رعایت فشردگی و سادگی)
این قانون باید در تمام کارهایی که انجام میدهیم رعایت شود.اگر برای حل موضوعی یک تلفن کوتاه کافی باشد ، تشکیل یک جلسه اتلاف وقت خواهد بود.نوشتن یک گزارش ده صفحه ای در حالیکه فقط دو صفحه کافی است ، کار بیهوده ای محسوب میشود. اگر فردی را چندین بار در روز ببینیم دیگر نیازی به فرستادن یادداشت برای او نیست.
برنامه ریزی برای مطالعه موثر :
در همان نخستین باری که مطلبی می خوانید با ماژیک فسفری یا مداد نکات مهم را مشخص کنید .
اگر وقت مطالعه مجله را ندارید، اشتراک آنرا قطع کنید .
اگر مطالب برگزیده تلنبار شده ای دارید که شش ماه به سراغ شان نرفته اید، آنها را دور بریزید .
در یک دوره آموزش تند خوانی شرکت کنید .
هر روز مطالعه داشته باشید .
نوشتن اثر بخش
هدف مشخص
انطباق با واقعیتها
ارائه پیام قابل درک وبدون ابهام
استفاده از پیش نویس
تکمیل و پیوست اسناد لازم
وضوح و آسانی
انجام کار بیشتر در زمان کمتر :
به فضای محل کارتان خوب نگاه کنید .
موارد غیرسودمند را حذف کنید .
این کار را با میزتان آغاز کنید .
کشوی میزتان را تمیز کنید .
جای مناسبی برای تجهیزات و ملزومات بیابید .
محل کار خود را به محیطی دنج و راحت تبدیل کنید .
وقت خود را صرف برنامه ریزی کنید .
مراقب باشید حساب کارهای دفتری از دستتان در نرود .
نامه های خود را دسته بندی کنید .
پرونده های خود را سازماندهی کنید .
از دفترچه تلفن خود خردمندانه بهره گیرید .
حساب دارایی تان را داشته باشید .
توصیه هایی جهت ارتقای مهارت در مدیریت زمان :
برای خود اهداف مشخصی تعیین و برای دستیابی به آنها تلاش کنید .
از انجام کارهای غیرمهم صرف نظر کنید .
فهرستی از مهم ترین کارهای خود تهیه، الویت بندی و به الویت هایتان اعتماد و ایمان داشته و در هر شرایطی به آنها پایبند باشید .
امور با اهمیت اما ناخوشایند را به تعویق نیاندازید. کارها با به تعویق انداختن خوشایندتر نمی گردند .
خوشبختی ما در سه جمله است :
تجربه از دیروز، استفاده از امروز، امید به فردا
پس از فهرست و الویت بندی کارها، برای هر یک از آنها ضرب العجل زمانی منظور کنید .
سررسیدی زیبا انتخاب کنید تا از نوشتن در آن احساس لذت کنید .
هر روز کاری را با کارهای مهم شروع کنید .
همیشه از خود بپرسید هم اکنون بهترین کاربرد وقتتان چیست ؟
راههای زنده نمودن اوقات مرده را یاد بگیرید .
کارهای قابل واگذاری را مشخص و به دیگران تفویض نمائید .
دانلود پاورپوینت آشنایی با مدیریت زمان
زمان را مدیریت کنید
30 تا 70 درصد پروژه | پاورپوینت | سمینار | طرح های کارآفرینی و توجیهی | پایان-نامه | پی دی اف مقاله ( کتاب ) | نقشه | پلان طراحی | های آماده به صورت رایگان میباشد ( word | pdf | docx | doc | )
